1. 船员上船任职后和离船解职前，应当主动将船员服务簿提交船长进行签注；船长的任职签注由离任船长负责，解职签注由接任船长负责签注。船舶未配备船长的船员服务资历，由船上行驶船长职责的驾驶员负责填写。
2. 船员职务填写标准用语
见习值班水手、见习值班机工；值班水手、值班机工；见习高级值班水手、见习高级值班机工；高级值班水手、高级值班机工；见习三副、见习三管轮、见习电子电气员；三副、三管轮、电子电气员；二副、二管轮；见习大副、见习大管轮；大副、大管轮；见习船长、见习轮机长；船长、轮机长。
其它诸如：实习水手、实习机工、水手、机工、高证水手、高证机工、甲板实习生、驾驶实习生、轮机实习生、四轨、三轨、二轨、老轨等，为不规范填写。
担任值班水手，申请高级值班水手的需要在《船员服务簿》中同时填写两条资历：见习高级值班水手, 值班水手；担任值班机工，申请高级值班机工的需要在《船员服务簿》中同时填写两条资历：见习高级值班机工, 值班机工；高级船员职务晋升考试发证参照填写。具体如：见习大副，二副；见习大管轮，二管轮；见习船长，大副；见习轮机长，大管轮等等。
