英文邮件的格式需根据场景（正式/商务、非正式/私人）调整，核心是结构清晰、语气得体。
一、核心结构与格式（以正式邮件为例）
1. 头部信息（Header）发件人信息： - 公司邮箱通常自动生成，个人邮箱可手动添加（非必填）： Your Full Name Job Title Company Name Contact Information (Phone/Email) ``` - **收件人信息**： - To：必填，主收件人邮箱（多人用逗号分隔）。 - Cc（抄送）：需知会的相关人员（如同事、上级）。 - Bcc（密送）：隐藏收件人（如批量发送时保护隐私）。
2. 主题行（Subject Line）核心要求：简洁明确，概括邮件主旨，避免空泛或夸张。 正式写法：用名词短语或动词不定式，首字母大写（介词/冠词除外）。 `Meeting Confirmation: 2025 Q3 Strategy Session` `Request for Feedback on Project Draft` - 避免：`Urgent!!!`（全大写/感叹号）、`Hello`（无实质内容）。
3. 称呼（Salutation）正式场景： - 已知姓名：`Dear Mr./Ms./Dr. + 姓氏,`（如 `Dear Ms. Lee,`）。 - 未知姓名：`Dear Hiring Manager,` / `Dear Team,`（优于 `To Whom It May Concern`）。 -非正式场景：`Hi John,` / `Hello Sarah,`（适用于熟人或内部沟通）。 标点：美式英语用逗号（, ），英式可用冒号（: ），建议统一用逗号。
4. 正文（Body）分段原则：每段一个主题，段间空一行，避免长段落。 -逻辑结构： -开头：说明目的（如 `I am writing to inquire about...`）或回复（`Thank you for your email regarding...`）。 中间：分点阐述细节（用 `1.`, `2.` 或 `-` 符号，如项目条款、行程安排）。 结尾：表达期待（`Looking forward to your reply.`）或感谢（`Thank you for your help.`）。 语言风格：正式邮件用书面语，避免缩写（如用 `I will` 而非 `I’ll`）、俚语或表情符号。
5. 结尾敬语（Closing）正式场合： - `Sincerely,` / `Yours sincerely,`（最通用） - `Best regards,` / `Kind regards,`（稍随意，商务可用） -非正式场合： -`Best,` / `Cheers,` / `Thanks,` 格式：敬语后加逗号，空一行后写发件人姓名或签名。
6. 签名（Signature）正式邮件必填：包含姓名、职位、公司、联系方式（无需重复地址）： Best regards, [空行] John Smith Senior Marketing Manager ABC Company Phone: +1-123-456-7890 Email: john.smith@abc.com Website: www.abc.com 非正式邮件：可仅署名（如 `Jane`）。
7. 附件（Attachments） - 正文需明确提及附件：`Please find attached the report.` / `Attached is the contract for your review.` - 文件名清晰规范（如 `2025_Budget_Report.pdf`，避免 `Draft.docx`）。
三、关键注意事项
标点与大小写：主题行、称呼、敬语首字母大写，句尾用正确标点（如逗号、句号）。
避免全大写（如 URGENT MEETING 视为不礼貌）。
简洁原则：重要信息前置，邮件长度控制在一屏内，避免冗余。
用 Please / Thank you 体现礼貌，但避免过度复杂（如简化 I would be grateful if you could... 为 Please let me know...）。
校对检查：确认收件人邮箱、附件是否正确，用拼写检查工具（如 Grammarly）避免错误。
格式对齐：段落左对齐，段间空行，避免混用 Tab 和空格。
四、常见错误规避
❌ 主题行空白：易被误判为垃圾邮件，务必填写。
❌ 称呼错误：不确定性别时用 Ms. 或全名（如 Dear Taylor Smith,）。
❌ 格式混乱：避免混合缩进，建议所有内容左对齐。
❌ 遗漏附件说明：正文不提附件可能导致收件人忽略。
From: amy.wang@company.com
To: david.brown@partner.com
Cc: lisa.zhang@company.com
Subject: Collaboration Proposal for 2025 Project
Dear Mr. Brown,
I hope this email finds you well. I am writing to propose a collaboration between our companies on the upcoming 2025 Sustainable Technology Summit. As leaders in environmental innovation, we believe our combined expertise could significantly enhance the impact of the event.
Below are the key points of our proposal:
1. **Scope**: Jointly organize a panel discussion on green energy solutions.
2. **Timeline**: Tentative date – September 15, 2025 (flexible based on your schedule).
3. **Responsibilities**: Our team will handle logistics, while your team contributes technical content.
We would welcome the opportunity to discuss this further. Could you please suggest a time for a brief call next week?
Thank you for your consideration. I look forward to your feedback.
Best regards,
[空行]
Amy Wang
Business Development Manager
GreenWave Innovations
Phone: +86-10-1234-5678
Email: amy.wang@company.com
Website: www.greenwave.com
