船舶物料管理是船舶机务管理的重要组成部分，是船舶安全生产的重要一环，因此，船舶总管对船舶物料管理有义不容辞的责任，并负责公司物料管理各项规章制度在船舶的落实，对船舶物料管理有监督、检查、指导和奖惩的权利。船舶总管要熟悉公司各业务职责分工，熟悉船舶物料申请、审批、订购等工作程序及公司对船舶物料管理的工作要求等。
1、物料订购
物料的供应主要是年度配供，配供期内可根据实际需要申请补供项目。
2、物料订购的要求
配供部分按公司定额标准安排供船。特殊申请部分由船舶根据库存情况、实际工作需要进行申请，申请的物料一定做到有计划、提前、集中由船舶统一向公司申请，由公司选定供应商和质优价廉的港口供应。国内港口是我司配供集中供应的港口，一般配供一年使用的物料。
3、对申请单的要求
物料申请单一年一次集中由船舶统一在系统向公司申请（抵国内前），申请单需经船长签字。申请单中一定要写明申请的物品型号、规格、尺寸、数量及库存量。必要时，画图说明及标明材质。
配供物料及船舶特殊申请的物料安排在国内供应，无特殊情况国外不安排供应，紧急情况下影响船舶安全生产而急需的物料，经船长同意后可视情决定购买，但事后应书面向公司申明理由，由公司主管部门检查核实。
4、船存物料的管理
甲板部物料的直接管理者是大副；轮机部物料直接管理者是轮机长。
船存物料应及时输入系统，并按季度修改库存数量报公司，同时建立物料帐册，重点物品、技术性的物料应建立档案。如港口国检查物品，安全物品，直接影响生产的物品等。供船重要物料的产品说明书、合格证，轮机长、大副应妥善保管，船检证书应交船长统一管理。
物料清册应做到帐、物相符；物料仓库应做到标准化管理，物品应堆放整齐并建立物料卡片，做到帐、物、相符。
5、物料质量的跟踪及反馈
接收物料的质量把关是船方的责任；物料供应时要组织好有关人员到场严格验收，质量差的，规格不对的，错供的物品要拒收。因其它原因一时不能发现质量问题的，一旦在使用中发现，应及时反馈给公司主管部门，以便公司安排补供和索赔。重要的物品应于说明书、合格证、证书等核对，严防三无产品供船。
6、物料的控制及节约
各种物料的申请应做到有计划、集中、提前以便公司选港。无特殊情况物料均安排在国内供应，一般在国外仅仅安排生产急需的物料；氧气、乙炔在国内应将船上空瓶充满国产气，在国外仅在特价港口安排退瓶充气；冷剂应在国内及国外的特价港口安排退瓶充气。
7、 船舶物料报表
公司规定每季度末要向公司做物料季度报表。在做季度报表前，首先要由各保管人对船存物料进行全面认真的清点和核对，并准确地登记在系统船存配置中。以甲板部为例，首先在船存配置的申请类别中选择物料，然后进入“季度物料报表”，点击新报表，填写必要的说明后按保存即可生成物料季度报表。
每个报表都需要部门长和船长分别审批后才能自动发到公司。
