船舶备件管理是船舶机务管理的重要组成部分，是船舶安全生产的重要一环，因此，船舶总管对船舶备件管理有义不容辞的责任，并负责公司备件管理各项规章制度在船舶的落实，对船舶备件管理有监督、检查、指导和奖惩的权利。船舶总管要熟悉公司各业务职责分工，熟悉船舶备件申请、审批、订购等工作程序及公司对船舶备件管理的工作要求等。

一、 船舶备件的申请

船舶总管负责指导和监督船舶申请船舶备件（包括生产用金属材料、生活设备）。申请备件时必须通过系统—“备件管理” （特殊情况除外），并按下列要求申请船舶备件：

1、 备件申请要以设备为主体单位，同一设备的备件每次只能用一个申请单申请；

2、 设备的名称、型号、出厂号（或机器号）和生产厂家必须填写完整，并保证准确无误；

3、 备件的名称尽量使用英文描述，生产材料可除外；

4、 没有备件号的备件请注明规格、尺寸，必要时画图图示；

5、 备件库存数量必须如实填写，并保证所填数量与实际库存量、系统库存量一致。

特殊情况下不能通过系统申请的船舶，需认真按要求填写标准的“船舶备件申请单”。

二、船舶备件申请单审核

1、船舶总管需在系统—“备件管理”船队审批数量栏审批船舶申请数量和备件项目。船舶总管负责对船舶重复的申请或设备资料（名称、型号、系列号和生产厂家）填写不全的申请单把关。

2、 船舶总管可根据工作需要在系统提出申请备件。

三、 船舶备件的报价、比价

经船舶总管和船队机务经理通过系统—“备件管理”初审的“船舶备件申请单”由备件业务经理根据船管部有关规定和相关业务人员的建议负责实施厂家报价工作，备件业务主管负责生成正规的备件询价单。

四 、船舶备件的订购

备件业务主管收到各备件供应商报价单后首先对备件号、价格、交货期等进行审核后转交船舶总管复审。经船队机务经理复核签字后送回备件业务主管按船舶备件订购程序进行备件的订购工作。

备件业务主管应及时将订购备件情况，包括：备件的交货期、备件的备妥地点和供应商的确认号及时输入系统—“备件管理”的“备件采购”中“跟踪信息”，以便船舶和相关人员查阅备件订购情况。

五、 船舶备件的运输和船舶备件验收

1、船舶备件备妥后，备件业务主管应根据备件的轻、重、缓、急等情况，将备件运至合适港交船。备件业务主管应将备件运输的详细资料，包括备件件数和重量、提单号、交货港、送船时间和港口等情况及时输入系统—“备件管理”的“备件采购”中“跟踪信息”，以便船舶和相关人员查阅备件送船情况；

2、船舶收到备件，一定要现场按船东订单号和装箱单清点，审核数量、质量及备件号是否相符等，并将收到船舶备件的情况及时录入系统—“备件管理”，以便公司相关人员及时掌握船舶收到备件情况；

3、对船舶收到有问题的备件，包括备件数量不符、质量有问题、规格不符和送错的备件要通过系统—“备件管理”填写“船舶备件质量反馈”及时反馈公司，以便公司及时处理。

六、 船舶库存备件的管理及备件管理职责

1、各轮库存备件的管理

1.1备件卡片、备件索引板上的备件序号、名称、型号、存放位置、成色，要与系统—“备件管理”中备件库和船存备件清册、库存登记本一致。

1.2轮机备件进出库登记本、卡片由机工长保管填写。电气备件进出库登记本、卡片由电机员保管填写。

1.3 换新备件时，主管人员应报轮机长审核同意后方能换新，旧件交机工长入库保管，由船舶总管核查批准是否报废。贵重备件的更新、报废，要报请船舶总管同意，紧急情况下贵重备件的更换船方可先使用然后向船舶总管详细汇报。

1.4关于船舶备件的增耗，对于按公司要求建立系统备件数据库的船舶，须将船舶备件的增耗情况及时录入系统备件数据库，保持系统备件数据库的数量、存放位置与实际库存量、存放位置的一致。船舶重要备件的消耗必须通过做“工单”消耗备件，绝对禁止通过更改数据库的方式消耗船舶备件。 船舶系统备件库是船舶总管监督船舶备件管理、审批船舶备件的主要依据，系统备件库由轮机长负责管理更新，并对系统—“备件管理”备件库错登、漏登和管理不善负责。

1.5 领取备件程序。轮机长管帐，机工长、电机员管库，凡使用领取备件者，应填写申领单，经轮机长审核签字后由机工长、电机员见单发货，并及时填入库存登记本，同时轮机长也要及时变更系统备件库。轮机长要定期组织清点库存备件并保持与系统备件数据库一致。

1.6 对擅自处理备件、未经公司同意自购备件、因失职造成备件损坏、保管不善导致备件流失、进出库手续不全，帐物不符等公司将视情节按有关规定给予责任者严肃处理。

1.7 轮机长要建立旧件修复档案，并登记修复件的翻修次数、钢号、修复厂家及修复时间等。如阀杆、阀座、油头、活塞头、缸盖等部件的翻修。

2、 船舶总管的责任

2.1船舶总管负责船舶库存备件管理的监督和指导，保证船舶系统数据库和实际库存备件管理满足公司要求。

2.2 船舶总管每半年结合机务检查或星级验收，对船舶备件管理工作，包括系统—“备件管理”的使用、帐物是否相符等进行监督检查，并将核查的“船舶备件检查表”交备件业务主管存档。

2.3 船舶总管应有计划的指导船舶订购常用的消耗备件及船舶必备备件，对影响船舶安全生产的要视情追究船舶总管的责任。

2.4 船舶备件管理混乱，要追究船舶总管的监督、指导责任。

2.5 积压件要及时调拨，旧件要及时通知备件业务主管安排厂家翻修，废件要及时通知备件业务主管安排退料，错件应及时通知备件业务主管索赔。

2.6 负责备件和翻修新件的质量监督。

3、备件业务责任

3.1 备件确认后负责将订购的数量、交货期通知船上，并录入系统—“备件管理”。

3.2 对错订备件及备件的质量问题负责。造成影响船舶安全生产的要追究责任。

3.3 负责船舶系统—“备件管理”的监督、检查，督促船舶及时对新到船备件及时入系统库，对存在问题通报船舶总管。

3.4  负责根据确定的备件交船时间妥善安排备件供船。

3.5 负责建立备件修复档案，并协助船舶总管做好质量跟踪工作。

3.6 负责陆地库存备件的管理。

3.7 负责备件的质量跟踪及索赔工作，并将质量反馈的处理结果通报船舶及船舶总管。