船舶管理层如何召开船舶工作计划会议
如可能，船舶管理层应每日开展船舶工作计划会议。会议的目的应至少包含并形成书面记录：
1） 随后24 小时后将要开展的工作；
2） 协商所要进行的工作范围；
3） 协调工作冲突或部门冲突；
4） 确定需要的负责人、作业组长和组员；
5） 确定工作需要的工具和设备；
6） 确定合适的个人防护装备要求；
7） 保证遵守作息要求；
8） 确定作业是否涉及风险评估和作业许可证。
1. 会前控制
（1）会议申请
会议召集人确定会议目标，提出会议申请；上级确定是否必须开会，如果不开会有什么影响，是否有其它更有效的替代方式，如电话、邮件或文件等；上级对必须召开的会议作出审批。
（2）会议准备根据议题确定参会人，需要就议题发表见解的人一定要参会；准备会议议程，确定各议题的先后顺序和时间安排，可先用少量时间讨论紧急议题，并给重要议题留下充足的时间；申请会议室，根据会议时间和人员预约会议室；准备会议资料，并提前发放给参会人员，必须保证参会人员有足够的时间阅读资料，注明“必须讨论的内容”、“问题点”、“解决的方案”、“方案利弊分析”、“结论”等，提高参会者问题意识；参会者需提前了解会议议程和会议材料，做好发言准备；确定会议主持人、会议控制人和会议记录人；发布会议通知，会议发起人提前发出会议通知，准确写明会议名称、目标、时间、地点、会期、参会人员、会议内容、注意事项，以及会务联系人等信息；确定出席人员，会议发起人在会议开始前应与参会者进行确认；提前准备会场，调试会议设备，布置会场，如签到表、座签、纸笔、茶饮等。
2. 会中控制
会议主持人准时开始会议；会议主持人简要介绍会议情况，不要涉及无关内容；会议主持人按次序讨论会议议题；重要议题需以文字形式呈现；会议主持人应确保每个参会者的发言权，鼓励参会者积极参与，组织参会者讨论；会议主持人应注意个人和参会者发言时间，确保按既定主题展开讨论，控制会议进度；参会者需认真听取他人发言，积极参与会议讨论；发言言简意赅，避免拖拉或偏离主题；就事论事，避免意气之争；会议主持人应带领参会者达成结论，或及时中止难以达成一致的议题，将其留待最后有时间时再讨论；难以达成结论的议题可留待下次会议解决；会议监督人根据会议管理制度和会议议程随时提醒会议中的不当行为，如主持人发言过长，参会者从事与会议无关的事情，议程进度拖延等；会议记录人可通过录音或文字方式全程记录会议内容。
3. 会后控制
参会者对会议进行评价，包括会议目的是否明确；会议资料价值高低；会议准备是否充分；会议组织是否有序；会议目标是否达成；会议整体是否有效；会议主持人开场、主持和控制等方面的技巧；各参会人的表现，如准备充分性、发言积极性、观点价值性；会议存在哪些不足等；会议发起人及时对会议纪要进行整理审批，并在会议结束后24小时内通知到相关人员，包括与会议决议相关但为参加会议的人员；会议形成的决议纳入计划管理；决议责任部门进行会议任务分解、资源协调和计划执行；督办部门根据计划节点进行跟踪、检查和督办，并及时向领导汇报进展与问题。每个会议都需要一名决策者；会议需要清晰的目的和结构；用于分享信息或交流思想的会议仍然需要会议主持人；在必要的时候才开会；会议人数不要超过8个；会议只邀请必要的人参加；严格遵守时间限制；开会时要一心一意。
- 发表于 2023-05-04 06:20
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