证书管理
1 各部门的岸基主管人员负责所管证书的有效性和准确性，在每年的 12 月份制定下一年度的检验计划，并根据各类证书的申领、发放、签注、换证、展期、豁免或免除等不同要求，与主管机关及其授权机构和保险公司及时联系，为所管船舶办妥各类证书和或报告；
2 各部门岸基主管建立所管各类证书的档案，记录证书的名称、船名、有效期、发证机构、发船日期等信息，并保留所管各类证书的复印件；
3 各部门办妥各类证书和或报告后，应及时将证书和或报告的正本和副本统一登记、保管，须送船的正本统一安排适时送船；同时监控证书的有效性，适时提醒各类证书主管部门；
4 船舶检验完成后，机务主管负责和船级社联系及时签发检验报告，原则上检验报告签发周期不超过 15 个工作日；
5 在船上，船舶技术证书及相关的检验报告由船舶（船长）妥善保管；
6 对于已安装船舶管理系统的船舶，船长应及时在船舶管理系统上更新证书有效日期。对于没有安装船舶管理系统的船舶，船长每月填报“船舶证书检查记录”报公司机务部。船长有责任向公司机务主管报告本轮即将到期的证书情况，提醒岸基各主管部门及时办妥各类证书并适时送到船上；
7 机务主管负责从相应船级社网站下载船级检验信息报告（Class Status Report），并及时发送上船。
电子证书的管理
船级社根据船旗国的授权会签发电子证书，并提供电子证书服务，以减少有关各方的依赖纸质证书的管理负担,并促进船岸之间的信息交换和相关程序优化。由船级社签发的与纸质证书具有同等效力的电子证书，应符合国际海事组织《电子证书使用指南》(FAL .5/ CIR .39/REW2)的要求。
船舶管理公司/营运公司可要求本地船级社为所管理的船舶签发电子证书，并可在检验/审核船舶时要求签发该证书。
船级社船舶检验/审核资料会显示证书状态及证书名称后面的电子证书的 UTN 代码。公司可提供核证网站，只供有关人员核证 UTN 代码及电子证书，查询证书的有效性及查阅证书的内容。
公司可透过以下三种方式向船级社获得电子证书:
邮件获得：检验/审核完成后，验船师/审核员会将电子证书发送至客户的电子邮箱。出于安全原因，公司可能会收到两封电子邮件，一封包含证书 zip，另一封包含解压密码。
存储装置交付
从船级社网站下载
打开船级社网站，输入用户名及密码，并下载相应的电子证书。
如果您没有注册帐户，您可以在登录界面上点击“注册帐户”根目录完成注册。船级社可提供一个临时帐户，让客户授权第三方查阅及下载电子证书。
以下任何一种方法均可验证船舶电子证书的有效性:
在船级社网站“e-Cert”栏输入 UTN 代码、IMO
编号或 CCS 编号或公司识别编号，然后按“核实”;
使用二维码识别装置扫描电子证书的二维码直接核实;
点击电子证书上的 UTN 超连结直接核实;
如遇紧急情况，例如网络有限，可联络船级社的检验/审核小组，并透过电子邮件/电话等方式直接核实电子证书。
电子证书的核证结果将显示该证书为“有效”或“无效”。证书的有效性符合国际公约、规则和规范的有效性/无效原则。
验证结果：
有效:检查的证书有效;
无效:检查的证书无效;
UTN:证书右下角显示的 UTN 代码;
IMO
号码.;
船名;
证书;
签发日期;
最近一次检验日期 (72 小时内更新);
证书状态:对多套被搁置船舶的载重线证书或法定证书显示“未使用”，但船旗国要求船长封存/激活载重线证书除外;
关联证书:显示关联证书的 UTN 代码;
查看电子证书:此功能用于在需要时参考电子证书的内容。
