船舶在抵港之前，装货港/卸货港/船厂/加油港代理会发来邮件，船上需要按照代理邮件的要求准备报关文件，按照要求的时间进行申报。通常申报内容包含但不限于CREW LIST、CREW EFFECT、LAST 10 PORT OF CALL、BONDED STORE、DECK STORE、ENGINE STORE、PROVISION STORE、SHIP STORE、PASSENGER LIST、NIL LIST、NARCOTICS LIST、VACCINATION LIST、MDH等，以及一些船舶重要文书，例如COR、SEC、SCC、SRC、SMC、IOPP、IAPP、ISSC等。
部分国家已经简化并且统一了报关文件的格式和内容，都是非常正规的，例如澳大利亚仅需准备FORM 3B、FORM 13、FORM 5-4，美国仅需准备ENOA、CBP-FORM 1-418；其次又有那么一部分国家看似简化、统一，但是实际却给船上带来更多的工作，比如俄罗斯、印尼、越南，除了完成他们本国语言的报关文件表格，还得再单独准备一份船上自己的文件，每次报关都是密密麻麻一大堆文件。问题是有时候准备了不要，不准备又问你要，这多烦人。
作为三副，需要协助船长完成这些文件的准备工作。准备这些文件时，一定要特别仔细核对：
①船员信息。护照号码及其有效期、海员证号码及其有效期；出生地是否正确，很容易错的有蒙古、陕西、山西；
②船员个人物品申报。个人申报的物品一定要准确，例如烟酒，价格昂贵的电子产品、首饰。
③SHIP STORE申报。SHIP STORE申报包含甲板、机舱、伙食库、关库，谁负责就交给谁填写的原则进行申报，甲板由大副填写、机舱由大管填写、伙食库由大厨填写，数量尽可能的准确，关库物品务必准确。有的国家没有要求，酒可以按箱、瓶、盒进行申报，有的国家要求按升申报，这个也是经常容易出错的地方。
④PASSENGER LIST申报。绝大部分船上是没有乘客的，填写时一般都是NIL；有的船上机务、海务跟船时，申报时按照船员申报在CREW LIST里，不要作为乘客申报。这个表只有在搭乘货船旅行乘客、救助海上遇难人员时才会发挥作用。
⑤NARCOTICS LIST申报。也是谁负责就交给谁填写的原则，管制药品是由船长保管、大副负责的。绝大部分船是二副管理药房，从程序上来讲是不对的，二副只是协助大副管理药房。
⑥VACCINATION LIST申报。VACCINATION LIST通常包含（两年）健康证、黄热疫苗、霍乱疫苗信息。健康证和黄热疫苗会明确标出到期日期，部分霍乱疫苗只有接种日期，并没有到期日期。这个时候按照一般做法，1颗管1年计算。
在协助准备这些文件时一定要仔细核对，确认无误后再转交船长审核进行申报，否则极易导致巨额罚款。如果目的港为发达地区还好，一般也没人来查，数量有偏差还可以协商解决；要是欠发达地区，这帮官员就跟狗一样闻着味就来抄关，要是没问题也巴不得给查出点问题，要是有问题那就麻烦了，小则没收、大则罚款。
讲几个笔者经历过的趣事。那是笔者刚干三副，第一个航次去俄罗斯VANINO，移民局的美女官员在核对CREW LIST时，发现有个内蒙古船员的出生地错写为MONGOL，然而正确的写法是NEI MONGOL，美女官员问船长：蒙古不是独立出来了吗？还在你们中国？船长看见后赶紧叫我拿饮料泡咖啡赔礼道歉，也就作罢。我一个乡野小子哪里知道怎么泡咖啡啊，找到一个看起来像咖啡的加块冰糖就往里整，美女官员喝的满口咖啡豆碴子，一笑满嘴黑，下船前还幽怨的瞪我一眼......
另一次是去印尼TARAKAN，抵港前就说要把多余的烟酒放到关库里申报，极个别人就那么不听话，觉得鸟不拉屎的屁大点国家没什么，谁能想一到港海关就来抄关。就跟土匪一样，拿着CREW EFFECT挨个房间搜，搜到老轨对面的空房间时，搬开床垫翻出几箱酒、几条烟，马上叫来问船长这怎么回事、是谁的，还不停的叨叨“这是个大问题”吓唬船长。船长也很头大，就说了句“老轨。你看着办吧”。海关官员见没人承认，就要搬走没收，老轨又拦住不让搬，海关官员直接拿铐子要铐老轨，还威胁到“YOU ARE JAILED”，老轨害怕就跑......于是就见到了特别搞笑的场面：几条狗追着一个人跑，几个人又追着几条狗想要劝解......最后物品没收+800USD结束了这场闹剧。当然，800USD老轨自己出的。
还有一次在越南，船长有很多手表，大概7-8块，值钱的就一块浪琴月相（平时舍不得戴）和一块大概半斤重的西铁城（太重不稀得戴），剩下的都是拼多多9.9包邮那种，买这种表的目的就是拿来防止引水引航的时候担心配合不畅导致投诉送给引水用的。一靠港，海关两人上来了，就看上了浪琴月相，就拿着CREW EFFECT盯着船长那一栏看。这一看，好嘛，WATCH只申报了一块，桌上摆的两块，估计海关官员心里盘算着有一块是我的了，就直接说个人申报有问题，有块表没申报。船长说一块是个人的，一块是船东的，不能给。于是打开抽屉给两人一人一块拼多多9.9包邮，好在糊弄过去了，不然差点丢块表。从那以后，船长总是带两块表，对外宣称“我是一个时间观念特别重的人”......
